关于2019年各类档案归档的通知

发布人:牟宗鑫   时间:2020-07-09   点击数:

校内各单位:

根据学校档案工作管理规范相关规定,各单位应于6月30日前完成归档移交工作。由于疫情影响,现将2019年度形成的各类档案移交归档时间延迟至724请各单位务必在此时间之前完成相关工作。有关具体事项通知如下:

一、文件材料立卷归档的范围:

(一)2019年度学校在党政管理、教学及辅助教学管理、科学研究、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务会计、出版发行、产品生产与科技开发等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体形式的文件材料。(参见附件一)

(二)其他应归档文件材料。尤其是学校组织重大活动、申报或实施重大项目、申报重要奖项的文件材料。

(三)实物档案归档范围见附件二。除2019年度应归实物档案外,以往年度形成的实物档案应予以补归。同时应长期开展实物档案的征集工作。

(四)学校各项活动中形成的合同协议类文件。除2019年度应归档的合同、协议外,以往年度的合同、协议材料应进行补归。(参见附件三)

二、立卷归档要求:

(一)各单位要充分认识档案工作的重要性,加强领导,统筹安排,做好文件材料的收集、整理,在规定时间内完成立卷工作。

(二)各文件承办部门或拟稿单位按事由组卷,注意上级来文和学校统一编号制发的公文及其附件的整理立卷,保证归档文件材料的齐全、完整。

(三)各单位请到档案馆领取档案装具。

(四)各单位兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格,如重要文件材料是否有相应的标识(例如加盖单位印章、领导人或经办人签字)、正式公文是否有附件等,保证归档文件的完整、有效。立卷归档的文件材料须是原件,复印件原则上不得归档。

(五)今年部门文件材料继续施行网上立卷归档。各单位可在档案馆网页登录“档案管理系统”(http://211.64.205.30:8080/),开展立卷工作。涉密档案材料不进行网上归档。

(六)各单位要注意加强各类电子文件的收集归档。电子文件可以通过“档案管理系统”上传归档,或以光盘、磁盘等物理形式归档。所有电子文件必须有相应的纸质文字材料同时归档。

三、临沂校区参照要求进行工作安排。

联系地点:图书科技楼1612

联系电话:85071061

档案馆

202079

附件:

   一、各单位归档范围

二、实物档案归档范围

三、关于加强学校合同协议档案管理的通知

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